内容証明郵便は、郵便法に基づく制度で、郵便物の「内容」と「差出日」を証明する手段です。
さらに、配達証明と組み合わせることで「到達日」まで証明できるため、重要な通知や法律上の意思表示を相手方に確実に伝えたい場合に活用されます。
今回はこの内容証明について、活用の仕方や具体例を交えて話していきたいと思います。
内容証明郵便を活用すべきケース
内容証明郵便は、次のような場面で効果的です。
- 契約解除や催告
契約解除、債務不履行の通知、損害賠償請求など、意思表示の内容や時期が重要な場合。 - 時効の完成猶予のための催告
債権の時効完成を防ぐために必要な催告を行う場合。 - 確定日付の付与が必要な場合
債権譲渡や契約内容の証明が必要な場面で、公的な証拠として日付を確定させたい場合。 - 相手方への心理的効果を狙う場合
法的な手続きを示唆し、相手方に誠実な対応を促したい場合。
内容証明郵便を活用すべきでないケース
ただし、以下のケースでは内容証明郵便の利用を慎重に検討しましょう。
- 話し合いによる解決が望ましい場合
初期段階で穏便に交渉したい場合は、内容証明よりも柔軟な話し合いの方が有効です。 - 相手方に証拠隠滅の機会を与える恐れがある場合
事前に内容証明を送ることで、相手方が不利な証拠を隠滅するリスクがあります。
私の作成した内容証明
ご存じの方もいるかもしれませんが、私は中学時代、通っていた中学において、極めて深刻なトラブルに巻き込まれました。
そして、当時の教師たちは、自分たちの同僚がその問題を起こしているということを理由に、事実を見て見ぬふりをして隠蔽しました。
私はこの件について、本人訴訟をやり勝訴したのですが、その後、当時同じ中学にいた他の職員らから、当時のように誹謗中傷などがされないようにするために、警告のため出した内容証明です。
ちなみに、これは司法書士登録も行政書士登録もしていなかった時代のものです。
文面は長いので、省略して紹介します。また、重要部分は隠しています。
（中略）
今見ると少し雑ですかね。
最初の部分に「拝啓」も入れていません。
まあ、この型とは人間関係がすでに破壊されていたことや、金銭の請求ではなく、私に対する一方的な危害をしないよう求めるだけなの「この程度でいいか」と思っていたのは事実です。
また、最後の名字の部分ですが、こういうことで話題になると「日本人じゃないんだろう？」などとネットで書き込む方々がいらっしゃるので、私が、日本人であることを示すために記載しました。
変な言いがかりをつけてくる方は多いですから…。
「なぜこんな内容のものを内容証明として送るんだ」と思う方もいるかもしれません。
一度内容証明を出したということは、もし何かあった場合「この人は警告されたのにあえて問題を起こしたんですよ」ということができます。
相手方に悪意があることを推認させることも可能になるのです。
また、内容証明に書いてあるように、一度では認められなくても、複数回被害を申告すれば警察が動くこともあります。
もちろん、内容証明は裁判上の証拠にもなります。
内容証明には様々な役割があるのです。
ちなみに、それ以後、内容証明を送った相手から付きまとわれたりしたことはありません。
ただ、これも状況次第なので、常に何かあった場合には、内容証明を作成するというものではありません。
ご自身の置かれた状況をよく考え、専門家などに相談したうえでの内容証明の作成をお勧めします。
内容証明郵便作成時の注意点
内容証明郵便を作成する際は、次のポイントに注意しましょう。
冷静かつ丁寧な文章で記載する
感情的な表現や攻撃的な言葉を避け、法的な効果を意識して慎重に書くことが重要です。
攻撃的な文面を用いた場合は、相手から脅迫罪で告訴されることもあるので注意してください。
私は少し強めの言い方をしていますが、これは、裁判に勝訴した後のものであるという理由によるものです。
文面の内容は、その時々によって異なることをご理解ください。
具体的かつ簡潔な内容を心がける
証拠としての価値を高めるため、必要事項を漏らさず、簡潔にまとめましょう。
また、内容証明は、相手にとっても証拠となりますので、金額を間違って少なく書いた場合、その金額が裁判上認められることもあるということは注意してください。
内容証明郵便の作成方法：司法書士行政書士栗栖英俊がわかりやすく解説
内容証明郵便の作成には、書式や記載内容のルールが決められています。
ここでは、基本的な作成方法と注意点を分かりやすくご説明します。
なお、内容証明については、郵便局のサイトにも掲載があるので、こちらもご利用ください。
https://www.post.japanpost.jp/service/fuka_service/syomei/index.html
① 用紙の種類・サイズ
用紙の種類や大きさには特に制限はありませんが、A4サイズが最もよく使われます。他にもB4判やB5判でも作成可能です。
② 字数・行数の制限
内容証明郵便には、字数・行数の制限があります。以下の3つの形式から選ぶことができます。
- 横書きの場合
- 1行13字以内 × 40行以内
- 1行20字以内 × 26行以内
- 1行26字以内 × 20行以内
- 縦書きの場合
- 1行20字以内 × 26行以内
※ 句読点、％などの記号も1文字として数えますが、「㎡」「kg」「①」などは2文字分として扱います。
③ 使用できる文字
内容証明郵便では、次の文字のみ使用できます。
- ひらがな・カタカナ・漢字
- 数字・固有名詞の英字
- 括弧・句読点・一般的な記号
これ以外の特殊文字は使用できません。
④ 字句の訂正方法
もし書き間違えた場合は、以下の方法で訂正します。
- 間違えた部分を二重線で消す
- 正しい文字を加える
- 欄外に「〇字削除・〇字加入」と記載して押印する
訂正箇所は読み取れるようにする必要があります。
内容証明をパソコンで作成した場合は、誤りがないか十分確認した上でプリントアウトするのが安全です。
⑤ 差出人・受取人の住所・氏名の記載
書面には、差出人と受取人の住所・氏名を明記します。
差出人の氏名の後に押印する必要はありませんが、重要な文書であることを示すため、通常は押印します（訂正印や契印は必要です）。
差出人・受取人の住所・氏名は、文章の「最初」または「最後」の部分に記載してください。
ちなみに、私が内容証明を作成したときは、「最初」の部分に記載しました。
なお、封筒の表面の受取人・差出人の住所氏名についても、書面と完全に同一の記載が必要です。
面倒なところですが、注意してください。
手書きで間違えるのが嫌という方は、パソコンで作成した内容証明の受取人と差出人の住所氏名をコピーして出すのがいいかもしれません。
⑥ 契印（ページが複数になる場合）
内容証明郵便が2ページ以上になる場合は、ホッチキスで綴じて契印を押します。契印は、複数ページが一体の文書であることを示す印です。
郵便局での手続き
① 郵便の種類
内容証明郵便または、配達証明付き内容証明郵便（到達日を証明する場合）で出します。
配達証明をつける方のほうが多いと思います。到達日時をはっきりとさせるためにも、専門家の立場からはお勧めする方が多いのではないでしょうか？
ただ、余談なのですが、私は昔、数年間ですが郵便局で事務をしていたことがあります。
今の時代は、配達したかどうかというのは、郵便追跡サービスでわかるんですよね…。
もっとも、郵便追跡は１年経過するとできなくなることには注意が必要です。
私はかつて、自分のトラブルで内容証明を作成したときがあるのですが、その際は、配達証明をつけませんでした。
ただ、あくまでこれは私が自分のトラブルでやった場合のことだということはご理解ください。もし配達証明をつけずにトラブルになった場合でも、当事務所は責任を負いかねます。
② 提出する通数
相手方が1名の場合は、以下の3通が必要です。
- 相手方郵送用：1通
- 郵便局保管用・差出人保管用の謄本：各1通
※ 受取人が2名以上の場合は、その人数分の郵送用文書と謄本2通が必要です。
③内容証明の利用料金
内容証明の加算料金は480円（2枚目以降は290円増）です。
詳しくは、郵便局のサイトをご覧ください。
https://www.post.japanpost.jp/service/fuka_service/syomei/index.html
アパートでの犬の鳴き声に関する警告（内容証明郵便）
これは、ペット禁止のアパートで、賃借人がペットを飼っていた場合に、賃貸人から賃借人にあてた内容証明の文面の一例です。
拝啓 貴殿は今回私からの書面を受領され驚かれたことと存じます。
私は犬が好きなので、この文面を出すのは躊躇したのですが…、しかし、飼い主側のマナーとして、近隣住民の方に迷惑をかけないということは、やはり大事だと思います。
私が出した通知書と異なり、文頭は「拝啓」で始めています。
訴訟をする場合と異なり、内容証明を出す場合は、相手との人間関係が完全に破壊されているわけではありません。
こういった場合、注意すべきことは「相手を必要以上に刺激しないこと」です。
必要以上に刺激すると、相手の態度が硬化し、訴訟をせざるを得なくなります。
内容証明を送れば、問題が解決する可能性があるわけですから、まずは穏やかに交渉をするのがいいと思います。
また、ただ犬の鳴き声がうるさくて眠れないとするのではなく、損害についてはある程度具体的に書きました。
おそらく、こう言った部分にどれだけ配慮できるかが、専門家の腕の見せ所なのだと思います。
賃料（地代）不払いに関する催告および契約解除通知
時折「賃借人が家賃を払ってくれなくて」という話を聞きます。
これは、家賃を支払わない賃借人に対し、賃料の支払いを求め、支払いがない場合は賃貸借契約を解除する旨の通知を記載した内容証明です。
一番大事なのは、賃貸物件についてきちんと記載することです。
内容証明は裁判上証拠となります、金額や住所の間違いというものは避けなければいけません。
また、損害額についても明確にする必要があります。
相手に対して、いくら支払う必要があるのかを明確に伝える必要があります。
内容証明の作成は栗栖司法書士行政書士事務所に
今回は、私が以前に出した内容証明に加え、数通の例を掲載しましたが、内容証明も様々な内容のものがあることがお分かりいただけたのではないでしょうか。
ここに出した文例は、あくまで一例であり、事案によってその内容は変わってくることをご理解ください。
内容証明の作成は、是非、栗栖司法書士行政書士事務所にお任せください。
私自身、過去にトラブル解決のために内容証明を作成した経験があり、その重要性を深く理解しています。
あなたの大切な意思表示を確実に相手方に届けます。
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なお当事務所は予約制です。事前に電話かメールでの予約をお願いします。